Odbiór przy wprowadzeniu tworzy wspólny punkt odniesienia. Powinien opisywać nieruchomość taką, jaka jest, a nie taką, jakiej oczekiwała któraś ze stron. Zacznij od daty, nieruchomości, uczestników oraz szczegółów przekazania kluczy lub liczników.
Przejdź przez każde pomieszczenie w spójnej kolejności. Sfotografuj istniejące uszkodzenia z użytecznej odległości, dodaj krótkie rzeczowe notatki i zapisz odczyty liczników z widocznym numerem licznika, gdy to możliwe. Unikaj określeń typu „zły stan”, gdy wystarczy konkretny opis.
Daj obu stronom czas na przejrzenie zapisu i dodanie poprawek. W razie niezgody zapisz obie stanowiska zamiast usuwać jedno. Lokalne prawo lub umowa najmu mogą wymagać konkretnego protokołu, procesu podpisu lub terminu, więc sprawdź wymagania dotyczące danej nieruchomości.
Przy wyprowadzce użyj tej samej kolejności pomieszczeń i porównywalnych zdjęć. Ostrożnie odróżnij zwykłe zużycie od nowych uszkodzeń; Tensu może uporządkować dowody, ale nie decyduje o potrąceniach z kaucji.