Spór o kaucję rzadko dotyczy jednej rysy. Najczęściej chodzi o to, czy ktoś potrafi pokazać, jak mieszkanie wyglądało na początku, jak wyglądało na końcu i co strony uzgodniły w międzyczasie. Protokół wyprowadzki odpowiada na te trzy pytania po kolei.

Zacznij od stanu z wprowadzenia, nie od pamięci. Przejdź przez pomieszczenia w tej samej kolejności i fotografuj te same miejsca z porównywalnych pozycji, aby każdą zmianę dało się dopasować do wcześniejszego zdjęcia. Zrób przegląd blisko dnia zwrotu kluczy; długa przerwa daje pretekst do twierdzenia, że coś stało się po wyjeździe najemcy.

Opisuj to, co widzisz, a nie to, co wnioskujesz. „Odprysk ok. 2 cm, lewy dolny róg wanny” pomaga obu stronom bardziej niż „uszkodzona wanna”. Zwykłe zużycie, takie jak wyblakła farba czy drobne ślady codziennego użytkowania, traktuj osobno od szkód i zaznacz, które elementy były już zapisane przy wprowadzeniu. To, co jest zwykłym zużyciem i co można potrącić, zależy od umowy i lokalnego prawa.

Jeśli proponowane jest potrącenie, dołącz to, co je uzasadnia: zdjęcia z wprowadzenia i wyprowadzki tego samego miejsca oraz każdą wycenę lub fakturę. Zaproś drugą stronę do dodania swojego stanowiska i zachowaj oba stanowiska w zapisie zamiast nadpisywać jedno. Sprawdź terminy lub zasady szczegółowego rozliczenia obowiązujące tam, gdzie znajduje się nieruchomość.

Zakończ zapis datą zwrotu kluczy i odczytów liczników, kwotą kaucji zwróconej lub zatrzymanej i datą zwrotu. Tensu może przechowywać dowody z inspekcji i wynik razem, ale nie rozstrzyga potrąceń i nie przesyła pieniędzy.