Eine Einzugsübergabe schafft eine gemeinsame Ausgangsbasis. Sie sollte das Objekt so beschreiben, wie es tatsächlich ist, nicht wie eine der Parteien es erwartet hat. Beginne mit Datum, Objekt, Beteiligten und den Details der Schlüssel- oder Zählerübergabe.
Arbeite alle Räume in einer konsistenten Reihenfolge durch. Fotografiere vorhandene Schäden aus sinnvollem Abstand, füge kurze sachliche Notizen hinzu und erfasse Zählerstände mit sichtbarer Zählernummer, wo praktikabel. Vermeide Etiketten wie „schlechter Zustand“, wenn eine konkrete Beschreibung ausreicht.
Gib beiden Parteien Zeit, den Nachweis zu prüfen und Korrekturen hinzuzufügen. Bei Uneinigkeit halte beide Positionen fest, statt eine zu löschen. Lokales Recht oder der Mietvertrag können ein bestimmtes Inventar, einen Unterschriftenprozess oder eine Frist vorschreiben, prüfe also die für das Objekt geltenden Anforderungen.
Beim Auszug die gleiche Raumreihenfolge und vergleichbare Fotos verwenden. Trenne gewöhnliche Abnutzung sorgfältig von neuen Schäden; Tensu kann die Nachweise organisieren, entscheidet aber nicht über Kautionsabzüge.